Project Definition Rating Index (PDRI) o Índice del Grado de Definición del Proyecto

En mi experiencia, el PDRI es una de las herramientas más poderosas que existen para minimizar los riesgos de proyecto industriales o de construcción, y en muchos casos no conocida o poco valorada.

El PDRI es una metodología creada por el Instituto de la Industria de la Construcción (CII) y utilizada por los proyectos de inversión capital para medir el grado de definición del alcance, identificar brechas y tomar las medidas apropiadas para reducir el riesgo durante la planificación inicial. El PDRI se utiliza en múltiples etapas en el proceso de planificación inicial. A medida que un proyecto avanza, las brechas identificadas continuarán siendo abordadas hasta que se logre un nivel suficiente de definición (medido utilizando el puntaje de PDRI) para que el proyecto avance con éxito hacia el diseño detallado y la construcción.

¿Para qué utilizar el PDRI?

La definición deficiente del alcance se reconoce como una de las principales causas del fracaso del proyecto impactando directamente en el alcance y cronograma, añadiendo además problemas operativos a largo plazo. Como resultado, la planificación inicial es uno de los procesos más importantes en la construcción y operación de un proyecto de inversión de capital.

En las últimas *no-consutorías, que he realizado me he dado cuenta que hay una gran experiencia en el area de la construcción e instalación, sin embargo una gran incertidumbre de cuando pasar de la fase de diseño a la fase de construcción, y a la final esto repercute directamente en los costos finales del proyecto.

Si me pidieran que defina el PDRI con las menores palabras posibles lo haría diciendo, Gestión de Riesgos.

El PDRI  ha demostrado ser una herramienta muy efectiva para reducir el riesgo en la entrega de proyectos de inversión de capital al promover una definición de alcance rigurosa y un proceso de revisión colaborativo durante la planificación inicial.

El uso de la metodología PDRI ayudará a los equipos de su proyecto a mejorar la definición del alcance, alinearse mejor y brindar transparencia en los vacíos identificados. Esto ayuda a armar con herramientas a todas las partes interesadas del proyecto para mitigar mejor los riesgos identificados en las revisiones del PDRI, predecir posibles problemas y superar problemas costosos en el futuro.

¿Cuándo se Utiliza el PDRI?

El PDRI se puede usar en múltiples puntos durante la planificación, y normalmente coincide con la finalización de una etapa (esta etapa corresponde con aquella antes de realizar la mayor inversión del proyecto, la de implementación). Las organizaciones que adoptan PDRI como parte de los procesos de gobernabilidad de sus proyecto normalmente requieren un mínimo de dos sesiones de PDRI.

Beneficios del PDRI

  • Una lista de verificación que el equipo de proyectos puede usar para determinar los pasos necesarios para definir el alcance del proyecto.
  • Una lista de terminología estandarizada de definición de alcance para proyectos industriales o de construcción.
  • Un estándar industrial para evaluar el nivel de completación de los paquetes de definición del alcance del proyecto y así facilitar la evaluación de riesgos y reducciones de escalaciones.
  • Un medio para monitorear el progreso en varias fases durante la planificación
  • Una herramienta que ayuda en la comunicación y promueve el alineamiento entre los involucrados en el proyecto
  • Un medio para que el equipo de proyecto, reconcilien las diferencias, utilizando una misma base para evaluar los proyectos

Estructura del PDRI

El PDRI consiste en tres secciones principales, donde cada una está dividida en categorías y estas categorías a su vez está dividida en elementos (70 en total)

  1. Base de la decisión del Proyecto, se mide la definición de los objetivos del proyecto y el caso de negocio

  • Objetivos de manufactura

  • Objetivos de Negocio

  • Información básica de investigación y desarrollo

  • Definición del alcance

  • Ingeniería de Valor

  1. Bases de Diseño, donde se miden los procesos e información técnica

  • Información de Sitio

  • Procesos/Mecánica

  • Alcance de Equipos

  • Civil, estructural y Arquitectónico

  • Infraestructura

  • Electricidad e instrumentación

  1. Enfoque de ejecución, donde se mide la definición de los elementos de ejecución en función a los requerimientos

  • Estrategia de procura

  • Entregables

  • Control del Proyecto

  • Plan de Ejecución del proyecto

Puntuación del PDRI

Para cada elemento se evalúa su nivel de definición, en donde se puntúa de acuerdo a 6 posibles grados

  1. No aplica

  2. Definición completa (no se requiere trabajo adicional)

  3. Deficiencias menores (no se requiere trabajo adicional antes de la fase de implementación)

  4. Algunas deficiencias (se requiere trabajo adicional de definición antes de la fase de implementación)

  5. Deficiencias mayores (se requiere mucho trabajo adicional antes de la fase de implementación)

  6. Incompleto o poca definición (muy poca información o se desconoce la información)

Una vez que cada elemento se evalúa, se suman las puntuaciones de los 70 elementos, obteniendo un puntaje del proyecto.

Un puntaje Bajo en PDRI representa que los paquetes de definición del proyecto están bien definidos, y en general, aumentan la probabilidad de éxito del proyecto. La evaluación empieza en 1000 puntos, descontando los elementos mejor definidos.

Se recomienda que los proyectos pasen a la fase de implementación, luego que hayan obtenido una puntuación menor a 200 en su PDRI.

Basado en información histórica del CII, se comparan proyectos de acuerdo a su puntuación

Desempeño

Puntuación PDRI

<200

>200

Costos

3% por encima del presupuesto

9% por encima del presupuesto

Cronograma

5 % de retraso respecto al cronograma

21 % de retraso respecto al cronograma

Cambios

8% del presupuesto (N=25)

11% del presupuesto (N=83)

Conclusiones y Beneficios del PDRI

El PDRI es una herramienta más para la gestión de proyectos, la cual le permite a todos los participantes del proyecto comunicarse y conciliar diferencias utilizando una herramienta objetiva como base común de evaluación del alcance.

Además de proporcionar información importante al proceso de diseño y una línea base para la gestión del diseño, le proporciona a la alta dirección una herramienta de decisión si se debe continuar con la implementación del proyecto o se requiere mayor detalle para minimizar los riesgos.

Si no conocías el PDRI como herramienta y estás interesado en ampliar conocimiento e información sobre esto, no dudes en escribirme.


*Cuando hablo de consultor, me viene a la mente del experto en una materia, que analiza los procesos de las industrias, emite sus recomendaciones y planes (esta definición estoy seguro que da para mucho debate). Sin embargo, yo hablo de no-consutoría cuando me han contratado para realizar un trabajo que requiere que esté involucrado y formando parte dentro de los procesos de la organización, capacitando al personal y modificando los procesos y entregables físicos medibles. En pocas palabras, un consultor que genera y además forma parte de la ejecución del plan.

 

leandrojpachec
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