Premisas para recordar durante el examen de certificación de PMP

A continuación comparto algunas premisas importantes las cuales debemos tener presente al momento de presentar el examen de certificación como PMP.
  1. Los directores de proyecto se puede salvar el universo, son “grandes” y “grandiosos”, y muy hábiles
  2. El director del proyecto pone primero los intereses del proyecto, no sus propios intereses.
  3. Las pruebas de examen desde la perspectiva de un gran proyecto. Así que el director del proyecto está trabajando en un gran proyecto que involucra a 200 personas de muchos países, tiene al menos un año, nunca se ha hecho antes en la organización, y tiene un presupuesto de 100 millones de dólares o más.
  4. Los directores de proyecto tienen todo el poder y llevan a cabo todas las actividades en el mundo real tal como se describe en la Guía del PMBOK.
  5. El director del proyecto se asigna durante la iniciación del proyecto, no más adelante durante la vida del proyecto.
  6. El director del proyecto comprende el proceso de gestión de proyectos, por ejemplo, lo que debe hacer primero,  segundo, etc, y por qué!
  7. El director del proyecto siempre se sabe por qué su proyecto fue seleccionado por la alta gerencia, y hace que esos objetivos se cumplan, durante la planificación y la gestión del proyecto.
  8. El director del proyecto pasa el tiempo de planificando, gestionando, evaluando y controlando el alcance, tiempo, costo, calidad, riesgos, recursos, y la satisfacción del cliente.
  9. Las organizaciones tienen una oficina de gestión de proyectos, y la oficina tiene la importancia y autoridad, claramente definidos en los proyectos.
  10. Las organizaciones tienen políticas de gestión de proyectos, las cuales el director del proyecto se adapta para su uso en su proyecto. Estas políticas pueden incluir metodologías de gestión de proyectos, procedimientos de riesgo, y procedimientos de calidad.
  11. Las organizaciones tienen registros (datos históricos) para todos los proyectos anteriores que incluyen los paquetes de trabajo, los costos de los paquetes de trabajos, y qué riesgos se descubrieron (como parte de los activos de procesos de la organización). El director del proyecto utiliza estos históricos de otros proyectos para planificar el proyecto actual.
  12. El director del proyecto trabaja dentro de los sistemas existentes y la cultura de una empresa (factores ambientales de la empresa), y uno de los resultados de un proyecto es aportar su contribución para mejorar dichos sistemas.
  13. La estructura de desglose del trabajo (EDT) se utiliza en cada proyecto.
  14. Un plan de gestión del proyecto no es un gráfico de barras, sino una serie de planes de manejo. El director del proyecto sabe lo que es participar en la creación de un plan de gestión de proyectos reales.
  15. El director del proyecto crea otros documentos (documentos de los proyectos), además del plan de gestión de proyectos para ayudar a planificar, administrar y controlar un proyecto.
  16. Las partes interesadas están involucradas en el proyecto. Sus necesidades se tienen en cuenta al planificar el proyecto y crear el plan de gestión de las comunicaciones. También pueden ayudar a identificar y gestionar los riesgos.
  17. Las personas deben ser compensados por su trabajo. (en serio, este tipo de preguntas salen en el examen)
  18. El PMI no aprueba el Gold plating (agregar funcionalidad extra).
  19. Como la mayoría de los proyectos se gestionan en un entorno matricial, temas tan aparentemente fáciles como teorías de la motivación y competencias del gerente de proyecto son bastante serias en el examen.

 

Planificación del proyecto

  1.  La planificación es muy importante, y todos los proyectos debe ser planificados
  2. Un gerente de proyecto planifica el proyecto con el aporte del equipo y las partes interesadas, no solo el
  3. Parte de la planificación consiste en decidir cúales de los procesos en la Guía del PMBOK se debe utilizar en cada proyecto.
  4. Hay planes para cada área de conocimiento, salvo el marco de gestión de proyectos, los procesos de gestión de proyectos y gestión de la integración serán planificadas, dirigidas y controladas. Son los llamados planes de gestión, y cada proyecto tiene una para cada área de conocimiento.
  5. Si es posible, todo el trabajo necesario y todas las partes interesadas se identifican antes de que el trabajo del proyecto en realidad comienza.
  6. El director del proyecto determina las métricas que se utilizan para medir la calidad.
  7. El director del proyecto tiene un plan para la mejora continua de procesos.
  8. El director del proyecto crea un sistema para recompensar a los miembros del equipo y las partes interesadas.
  9. Todas las funciones y responsabilidades están claramente documentadas, y se asignan a individuos específicos en el proyecto. Estos pueden incluir cosas como las responsabilidades de información, tareas de gestión de riesgos y la asistencia a reuniones, así como el trabajo de proyecto
  10. Dado que el proyecto nunca se ha hecho antes en la organización, el director del proyecto se centra en gran medida en la identificación de riesgos.
  11. A las partes interesadas, así como a los miembros del equipo, se les asigna trabajos en la identificación y la gestión de riesgos.
  12. El director del proyecto se da cuenta de que la gestión de riesgos permite ahorrar tiempo y dinero del proyecto.
  13. El coste del proyecto y el programa no puede ser concluido sin haber terminado la gestión del riesgo.
  14. El director del proyecto evalúa si el proyecto puede cumplir con la fecha de finalización y otras restricciones y objetivos del proyecto. Él o ella se reúne con la alta gerencia para resolver las diferencias antes de que el trabajo del proyecto se inicia. El gerente del proyecto debe saber que las planificaciones poco realistas son su culpa.
  15. El director del proyecto tiene previsto cuándo y cómo medir el desempeño contra la línea base de medición de desempeño, tal como se documenta en el plan de gestión de proyectos, pero él o ella también tiene otras medidas a utilizar para determinar cómo el proyecto se está realizando, mientras que el trabajo se está haciendo.
  16. El plan de gestión de proyecto es aprobado por todas las partes, es realista, y todo el mundo cree que se puede lograr.
  17. El examen define una reunión de arranque (kick off meeting) de una manera que puede ser diferente de lo que estamos acostumbrados (véase el capítulo Gestión de la Integración).

Durante la ejecución del proyecto

  1. El proyecto está dirigido según el plan de gestión de proyectos.
  2. Un gerente de proyecto mide contra el plan de gestión de proyectos para ayudar a determinar el estado del proyecto durante toda la vida del proyecto.
  3. Los proyectos se re-estiman a lo largo de la vida del proyecto para asegurarse de que la fecha de finalización o de los objetivos de costes serán satisfechas. Por lo tanto, el director del proyecto, casi siempre sabe si el proyecto puede cumplir con la meta a la fecha y el presupuesto.
  4. Los retrasos se debe realizar ajustando trabajos futuro, en lugar de pedir más tiempo.
  5. El gerente de proyecto tiene autoridad y poder. Él o ella puede decir NO y trabajar para controlar el proyecto para el beneficio del cliente.
  6. El director del proyecto permite a otros saber que no se puede obtener algo por nada. Un cambio en el ámbito de aplicación deben ser evaluados por sus impactos en el tiempo, costo, riesgo, recursos, calidad y satisfacción del cliente. El director del proyecto tiene suficientes datos sobre el proyecto de hacer este análisis.
  7. El director del proyecto da cuenta de que, con el tiempo, no todos los involucrados con el proyecto contarán con el mismo entendimiento de lo que el proyecto es y lo que podría ocurrir durante la vida del proyecto. Por lo tanto, el director del proyecto está buscando continuamente asegurar que todo el mundo sabe lo que está pasando y tiene expectativas apropiadas.
  8. El gerente del proyecto conoce y toma las responsabilidades de recursos humanos en serio en un proyecto.
  9. El director del proyecto pasa tiempo en actividades tales como la creación de equipos y asegurar el rendimiento del equipo.
  10. El director del proyecto es proactivo y encuentra problemas a tiempo, busca cambios, y evita problemas.
  11. El director del proyecto pasa más tiempo a centrarse en la prevención de problemas de tratar con los problemas.
  12. La mayoría de los problemas que se producen tienen un plan de gestión de riesgos que se ha creado para tratar con ellos.
  13. Los riesgos son un tema importante en todas las reuniones de equipo.
  14. Las reuniones del equipo no se centran en el estado (que puede ser recogido por otros medios).
  15. Todos los cambios del plan de gestión del proyecto, fluyen a través del proceso de gestión del cambio y el control integrado de cambios.
  16. El director del proyecto asegura que las políticas de la organización se siguen en el proyecto.
  17. El director del proyecto recomienda la mejora de las normas de la organización ejecutante, políticas y procesos. Dichas recomendaciones son esperadas y agradecidas por la administración.
  18. La calidad debe ser considerada siempre que haya un cambio en cualquiera de los componentes del proyecto.
  19. La calidad debe ser comprobada antes de que una actividad o paquete de trabajo se haya completado.
  20. El director del proyecto trabaja en estrecha colaboración con el departamento de aseguramiento/control de calidad en el desempeño de algunas de las actividades de calidad descritos en la Guía del PMBOK.
  21. El director del proyecto participa activamente en el proceso de contratación y apoya en la gestión de las adquisiciones.
  22. El director del proyecto comprende el lenguaje del contrato.
  23. El director del proyecto asegura que todos los términos del contrato se cumplan, incluidos los que no parecen importantes para él o ella.

Cierre del proyecto

  1.  El director de proyecto archiva todos los registros del proyecto.
  2. Ningún proyecto es completa si no se ha obtenido la aceptación final por parte del cliente.
  3. Todos los proyectos producen un informe final en el que se le da al equipo del proyecto la oportunidad de anunciar que los objetivos del proyecto se han cumplido.

Fuente: PMP Exam Prep, Sixth Edition: Rita’s Course in a Book for Passing the PMP Exam. Rita Mulcahy

 

Saludos,
Leandro

leandrojpachec
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