Lenguaje en la Gerencia de Proyectos (1)

Quizás estemos aburridos de escuchar la misma frase de, “debemos manejar el mismo lenguaje para entendernos”, y esto no tiene nada que ver con el idioma, sino al lenguaje que utilizamos mientras nos manejamos dentro de un proyecto.

Muchas veces en diversas organizaciones líderes y gerentes de proyecto utilizan ciertas palabras o frases, que debido al desconocimiento de los niveles superiores y del equipo de proyecto, aprovechan para manipular la manera en que se hacen las cosas. Algo así como confundir “Fast Track” con “Rolling Wave” por el simple hecho de que suene bonito, o decir que se iniciará el proyecto haciendo un “Fast Track” ya que no se tiene una respuesta del cliente y se necesita colocar las órdenes de compra de los equipos de largo tiempo de entrega lo antes posible mientras se elabora el alcance; si bien ambos ejemplos pueden sonar como unas barbaridades, escucharlas es más común de lo que se quisiera. Por algo será que el modelo de madurez en organizaciones de proyecto de Kerzner, tiene como primer nivel el Lenguaje Común, ni tampoco es coincidencia que una de las causas por las que los proyectos fracasan es por la falla en las comunicaciones del mismo.

Es por ello que quise compartir ciertas definiciones básicas que toda organización de proyectos debe manejar de la misma manera:

  •  Plan para la Dirección del Proyecto: Aunque pareciera un termino sencillo, muchas veces es confundido con el cronograma del proyecto; pero es un documento mucho más poderoso que el cronograma, ya que este define como se ejecuta, monitorea y controla el proyecto. Es un documento iterativo y su elaboración es gradual a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Se utiliza para documentar la planificación, asunciones y desiciones, así como facilitar la comunicación con los stakeholders, documentar el alcnce, presupuesto y cronograma aprobado. Cuando la alta gerencia se involucra y lee el plan para la dirección del proyecto, pudiesen definir la forma en que quieren que se realicen las comunicaciones.
  • Cronograma del Proyecto: son las fechas planificadas para realizar las actividades del proyecto y cumplir con los hitos establecidos, no es solo una linea de tiempo, sino que define cuales tareas serán realizadas, cuándo y por quién. Un buen cronograma del proyecto le proporciona a la alta gerencia una visión general de lo que se ha realizado y lo que está por realizarse; así como poder identificar los cuellos de botella que pudiesen estar retrasando el proyecto.
  • Recursos: este término no solo se refiere al presupuesto o a algunos aspectos financieros, sino también a recursos humanos especializados (disciplinas específicas, ya sea en forma individual, en equipos o grupos), equipos, servicios, suministros, materias primas, materiales, presupuestos o fondos.
  • Riesgos e Incidentes: Los riesgos son eventos o situaciones incierta, que de producirse pudiesen tener un efecto positivo o negativo en los objetivos del proyecto. El incidente se aplica a situaciones no planificadas que han ocurrido en el proyecto y de no resolverse, se pueden convertir un riesgo. Los riesgos no han ocurrido, los incidentes si han ocurrido y se pueden convertir en riesgos.
  • Reserva: es una provisión de fondos en el plan para la dirección del proyecto, para mitigar. Frecuentemente la alta gerencia pudiese pensar que con la contingencia se engorda el presupuesto y debe ser cortada, pero la reserva es necesaria en caso de que ocurra un evento no deseado.

En un próximo post compartiré algunas otras definiciones, y hasta barbaridades que podemos escuchar mientras ejecutamos algún proyecto.

Si deseas realizar algún aporte, anécdota o hasta chiste de algo que te haya sucedido referente a este tema de las comunicaciones, estás invitado a compartirlo en el blog.

 

Saludos,

Leandro

leandrojpachec
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