¿Control Integrado de Cambios o Gestión de Cambios en el Proyecto?

Una de las cosas más importantes dentro de una organización de proyectos, es que todas las personas involucradas manejen el mismo lenguaje y vocabulario, tal como lo explica el Modelo de Madurez de Kerzner en su nivel 1 o más básico, es el manejo de un lenguaje común.

He sido partícipe de ciertas discusiones en el manejo de los cambios de un proyecto, en el cual unos hablan del control de cambios, mientras otros gestión de cambios para referirse a lo mismo, es por ello que quise hacer esta pequeña nota para diferenciarlos.

El control de cambios es un proceso, el cual comprende las siguientes actividades, cuyo nivel de detalle irá en función al estado del avance del proyecto:

  • Influir en los factores que eluden el control de cambios, de modo que únicamente se implementen los cambios aprobados
  • Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio
  • Gestionar los cambios aprobados
  • Mantener la integridad de la línea base, incorporando al plan de dirección del proyecto y a los documentos, solo los cambios aprobados
  • Revisar, aprobar, rechazar todas las acciones preventivas y correctivas recomendadas
  • Coordinar los cambios a través del ciclo de vida del proyecto
  • Documentar el impacto de las solicitudes de cambio

La gestión de cambios es un plan, el cual documenta como serán monitoreados y controlados los cambios en el proyecto. El proceso de control de cambios, forma parte del plan de gestión de cambios.

Cuando se solicita un cambio, por cualquiera de los stakeholders del proyecto, así este sea solicitado verbalmente; debe ser registrado dentro del plan de gestión de cambios. Cada uno de estos cambios documentados, deben ser aprobados o rechazados por alguna autoridad dentro del proyecto o una instancia superior, sea como sea, este deberá pasar por el comité de control de cambios.

Lo ideal sería tener un sistema de gestión de la configuración acompañado de un sistema de control de cambios, de esta forma el control de la configuración se encargaría de la especificación de los entregables y de los procesos, mientras el control de cambios en identificar, documentar y controlar los cambios del proyecto

Una manera rápida y sencilla de explicarlo sería, el control de cambios es el proceso que se encarga de manejar los cambios de alcance durante el ciclo de vida del proyecto y la Gestión de Cambios es el plan que se utiliza para manejar las expectativas de los stakeholders cuando vamos de un proceso a otro dentro del plan del proyecto.

 

“Nada es permanente a excepción del cambio”

Saludos,
Leandro Pacheco

leandrojpachec
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7 Comments

  1. oscar cubides

    Muchas gracias excelente post!!!

    1. Djoepen

      Me ha gustado mucho esta paigna, es muy buena para ayudar en el estudio y asi ganar los examenes y seguir adelante. Gracias por preocuparce por la buena y excelente educacif2n del paecs y a si tener buenos profecionales en el futuro.

  2. BEGONIA

    Estimado Leandro,

    Muchas gracias por la definicion concreta y entendible para explicar de que se trata el control intergrado de cambios. Me permitio clarifico algunas dudas.

    Saludosm

    1. Begonia

      Estimado Leandro,

      Muchas gracias por la definicion concreta y entendible para explicar de que se trata el control intergrado de cambios. Me permitio clarificar algunas dudas.

    2. leandrojpachec

      Gracias por el comentario Begonia, me contenta que te haya sido útil la información,

      Saludos.
      Leandro

  3. Javier Ruiz

    Hola, estoy preparandome para el PMP, seria tan amable de aclararme mas en que consiste la gastion de la configuracion.

    Gracias

    1. leandrojpachec

      Hola Javier,

      En primer lugar te felicito por el hecho de que te estés preparando para presentar el examen de PMP. Así mismo me disculpo por no haber contestado antes tu comentario ya que estaba de vacaciones y tenia un poco olvidado el Blog.

      En referencia a tu pregunta, te comento que si le preguntásemos a varios gerentes de proyectos de que se trata o como utilizan el sistema de Gestión de la Configuración en sus proyectos, muchos se quedarían pensándolo, o en su defecto citarían la definición de acuerdo al PMBoK 4ta edición; la cual lo define como un subsistema del sistema de dirección de proyectos, que consta de un conjunto de procedimientos formalmente documentados que se utilizan para implementar la dirección y supervisión técnica y administrativa para: identificar y documentar las características funcionales y físicas de un producto, resultado, servicio o componente; controlar cualquier cambio en dichas características; registrar e informar cada cambio y su estado de implantación; y brindar apoyo a la auditoría de productos, resultados o componentes para verificar que cumplen con los requisitos. Incluye la documentación, los sistemas de rastreo y los niveles necesarios de aprobación, definidos para autorizar y controlar los cambios. Sin embargo, es posible que después de leer esta definición se quede con la duda de que se trata el sistema de gestión de la configuración y más aún al darle importancia para autorizar y controlar los cambios (que tanto nos preocupan en los proyectos).
      La gestión de configuración es una técnica de control, cuyo propósito es identificar, monitorear y proteger de cambios no autorizados los entregables o productos del proyecto, la cual le permite al gerente del proyecto:
      • Mantener un registro actualizado de las versiones de los productos y entregables, así como su estatus, quien es el responsable y la relación entre estos.
      • Controlar los cambios de los productos asegurándose de que los cambios ejecutados se han realizado con la aprobación de las autoridades correspondientes
      • Auditar los registros para asegurarse de que solo existan productos autorizados
      En la etapa de planificación, se deben identificar cuáles serán los documentos o entregables controlables (o configurables) para así planificar de qué manera debe hacerse (cuáles serán los documentos o productos y de qué manera se hará la configuración). (particularmente en la organización donde trabajo utilizamos SharePoint y Lotus notes para el manejo de versiones de documentos). Así mismo, debe existir un responsable el cual debe velar por que se mantenga el repositorio del proyecto, así como los permisos y restricciones de cada usuario.

      La gestión de la configuración es algo que normalmente hacemos en todos los proyectos, solo que en el plan decimos como vamos a gestionar los cambios de versiones de los entregables y productos del proyecto.

      Saludos,
      Leandro

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