Clasificación de Proyectos según Complejidad

Como primer post del año, quisiera conversar acerca del grado de complejidad de un proyecto, el cual siempre ha sido un tema el cual han abordado muchos autores donde se han enfocado en diferentes elementos, sin embargo en cada una de las organizaciones tienen sus prioridades y sus factores característicos para definir el grado de complejidad de un proyecto.

Conocer el nivel de complejidad de los proyectos supone poder determinar una dirección adecuada de ellos. Sin embargo, aunque la disciplina de Dirección de Proyectos existe como factor clave para el éxito de negocios y proyectos, en la actualidad muchos proyectos no alcanzan sus objetivos. Éstos son cada vez más complejos y los métodos tradicionales de dirigirlos están resultando insuficientes.

Debe considerarse que la complejidad de los proyectos es un tema de importancia creciente, debido a la variabilidad, cantidad y diversidad de proyectos que actualmente desarrollan las empresas, así como al incremento de su tamaño, recursos invertidos, dificultad técnica e incertidumbre de su entorno o contexto.

El objetivo principal de este artículo es mostrar con herramientas existentes para el análisis y evaluación de la complejidad en dirección de proyectos, un marco referencia que sirva de orientación y  guía  para la estandarización del proceso de clasificación de los proyectos según su complejidad.

El enfoque que muestro, con algunas modificaciones personales, es el presentado por la Organización GAPPS (Global Alliance for Project Performance Standards). GAPPS es una organización mundial sin fines de lucro, fundada a mediados de los años 1990 bajo jurisdicción australiana y con su Secretaría ubicada en Sydney.

Ahora, mientras lee este artículo podría estar pensando, ¿para qué me sirve categorizar los proyectos dentro de mi organización si hasta ahora va todo bien? Pues una aplicación con la que la he utilizado es para la asignación del responsable del proyecto. Dependiendo de la complejidad del mismo,  se puede asignar a una persona que cumpla con ciertas competencias dentro de la organización, y en base a esto, poder incrementar los retos y responsabilidades del mismo.

Por ejemplo, dentro de mi organización puede haber una categorización de proyectos según el nivel financiero o inversión. Y me asignan como gerente de un proyecto operacional de remplazo de un equipo, donde la inversión es de 30 millones de dólares, la mayoría de los stakeholders son internos y el 60% de la inversión la representa el costo del equipo a ser reemplazado cuyas especificaciones ya son conocidas por el licenciante. Si solo lo analizo según el impacto económico, es un proyecto complejo, sin embargo pudiese no ser así.

Luego de culminar exitosamente el proyecto anterior, debo realizar un proyecto de 2 millones de dólares, el cual consta de 8 casas de interés social. Parte de los stakeholders forman parte de la comunidad, la cual debe formar parte del equipo de construcción.  Según el impacto económico, es un proyecto de baja complejidad, sin embargo mi poca experiencia trabajando en proyectos sociales y manejando este tipo de interesados hacen que fracase en este proyecto, que en principio fue de “baja” complejidad. Esto crea la necesidad de agregar factores adicionales a la clasificación de proyectos dentro de la organización.

La herramienta propuesta, basada en el factor Factor Crawford-Ishikura para la Evaluación de Funciones, permite que los proyectos sean clasificados sistemáticamente mediante la medición, evaluación y combinación de siete factores independientes que afectan  la dirección de proyectos complejos:

 

Factor de Complejidad en Dirección de Proyectos

Descriptor y Puntos

1. La estabilidad del contexto general del proyecto

Muy alto

(1)

Alto

(2)

Moderado

(3)

Bajo o muy bajo

(4)

2. El número de disciplinas, métodos, o enfoques que participan en la ejecución del proyecto

Bajo o muy bajo

(1)

Moderado

(2)

Alto

(3)

Muy alto

(4)

3. La magnitud de las implicaciones jurídicas, sociales o ambientales de la realización del proyecto

Bajo o muy bajo

(1)

Moderado

(2)

Alto

(3)

Muy alto

(4)

4. Impacto financiero esperado (positivo o negativo) sobre las partes interesadas del proyecto.

Bajo o muy bajo

(1)

Moderado

(2)

Alto

(3)

Muy alto

(4)

5. Importancia estratégica del proyecto para la organización u organizaciones involucradas

Muy bajo

(1)

Bajo

(2)

Moderado

(3)

Alto o muy alto

(4)

6. Cohesión de las partes interesadas sobre las características del producto del proyecto

Alto o muy alto

(1)

Moderado

(2)

Bajo

(3)

Muy bajo

(4)

7. Número y variedad de interfaces entre el proyecto y otras entidades organizativas

Muy bajo

(1)

Bajo

(2)

Moderado

(3)

Alto o muy alto

(4)

 

Cada factor es calificado en una escala con cuatro niveles bien diferenciados, en base a una puntuación de igual peso en importancia. Los factores son puntuados individualmente en la escala de puntos cualitativa que va de 1 a 4 y luego se suman las diferentes puntuaciones de cada uno de ellos.

El total de la medición es usado para generar un indicador numérico que evalúa la complejidad de la dirección del proyecto. El modelo define una serie de rangos de aceptación y calificación de la complejidad del proyecto:

  • Complejidad Baja: 11 puntos o menos indica que ese proyecto puede dirigido por un profesional que presente las competencias de un Líder de Proyecto.
  • Complejidad Media: 18 puntos o menos indica que ese proyecto puede dirigido por un profesional que presente las competencias de un Gerente de Proyecto
  • Complejidad Alta: 28 puntos o menos indica que ese proyecto puede dirigido por un profesional que presente las competencias de un Gerente de Proyectos Senior, o Gerente de Programa.

Se pueden haber fijado que en la clasificación he agregado 3 roles, los cuales puede que no sean característicos dentro de su organización, sin embargo, esta es la categorización que se utilizó para la implementación. En un próximo post, describiré las competencias de cada uno de estos roles basadas en otro marco referencia.

La información acerca de GAPPS es de distribución gratuita y pueden descargarla en http://www.globalpmstandards.org allí encontrará ejemplos que ilustran la aplicación de la categorización.

 

Saludos,
Leandro Pacheco

leandrojpachec
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1 Comments

  1. Nat

    Gracias por el artículo, fue muy útil para lo que estaba buscando!

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