¿Agile PMO? Cuidado con los vendedores de humo

Quizás se pregunten, a qué me refiero con “vendedores de humo”. Y para no explicarlo, les dejo un link  con un video para que lo vean por sí mismo y saquen sus propias conclusiones. Después de verlo se podrán imaginar a que me refiero cuando alguien pueda venir a ofrecerles una Agile PMO.

Hoy en día el 72% de los Senior Managers cuestionan el rol de las PMOs. Entre las principales razones tenemos que 44% no percibe el valor que da a la organización, 41% piensa que le falta madurez en sus proyectos/programas y otro gran porcentaje piensa que son muy burocráticas. Debido a estas y otras razones, gran cantidad de los proyectos fracasan hoy día. Es necesario revisar y adaptar los procesos de la PMO a la realidad de la organización, en donde se promueva la simplicidad y colaboración buscando la excelencia de los resultados para el cliente y genere valor a la organización. Necesitas una PMO Agile.

El párrafo anterior lo escribí con toda la intención que pudiese tener alguien que quiera entrar a una organización con el fin de mejorar los procesos de la PMO. En primer lugar, nombro algunas cifras (reales) del informe The Global State of the PMO del 2015 para captar la atención de los controladores*, luego doy una razón aparente para captar la atención de los innovadores, apunto un argumento para captar la atención a los relacionistas (con unas cuantas palabras del manifiesto ágil) y dejo el tema sin mas detalle, esperando las preguntas de los analistas vendiendo el gran producto “PMO Agile”

No es un secreto los diferentes tipos de PMO, y en la poca experiencia que puedo tener, aún no me encontrado con alguna igual, incluso en organizaciones con la misma linea de negocio. Si bien comparten algunos procesos, ninguna PMO es igual a otra.

Tampoco es un secreto el boom del término Agilidad para describir una forma de generarle valor a los clientes, al negocio de una forma colaborativa, adaptable y flexible. Ahora podemos escuchar de Agile Marketing, Agile Innovation y muchas cosas agile, incluso Agile PMOs. Ojo, no tengo nada en contra del enfoque Agile de proyecto, soy creyente y practicante de Scrum. Sé que funciona 🙂

El nombre es lo de menos, sin embargo pienso que PMO Agile, no es más que una forma de vender algo que existe desde siempre, aprovechando un término de moda

p3o(2)Cuando hablamos de PMO, es imposible dejar de pensar en P3o – Portfolio, Programme and Project Offices, a mi parecer el marco referencia a seguir en la implantación, operación y mantenimiento de las oficinas de portafolio, programas y proyectos.

Hay tres áreas funcionales clave que se pueden identificar para explicar el enfoque dentro de un modelo P3O

  • La planificación estratégica o el apoyo cartera – enfocado en el apoyo a la gestión de la toma de decisiones, incluye el análisis de la cartera y el establecimiento de prioridades, cuadros de mando de gestión, supervisión y control.
  • Apoyo táctico o entrega – enfocado en las iniciativas de cambio y entrega de los programas y proyectos
  • El apoyo de competencias- enfocado en la estandarización de métodos y procesos, fomentando prácticas de trabajo coherentes y asegurar que se implementan adecuadamente

Sean cual sea el nombre dentro de la organización existirán estas áreas funcionales, y a todos se les puede llamar PMOs. Oficinas de Portafolio, Oficinas de Programas y Proyectos, y Centros de Excelencia (COE) en ocasiones también llamados PMOs.

Volviendo al texto en rojo vendiéndoles la Agile PMO, ¿En que parte del modelo se indica que no está enfocada a general valor, evidencia falta de madurez y no está enfocada en entregas al cliente? 

  • ¿Si tu estrategia de priorización de proyecto está enfocada en los proyectos que más generen valor a la organización, estás siendo Agile?
  • ¿Si tienes un proceso en el centro de excelencia que mida la madurez y desarrolle proyectos de mejora continua, es esto Agile?
  • ¿Si tus procesos de la PMO están enfocados en minimizar los cuellos de botella e involucrar a los que realmente hacen el trabajo, eres Agile?
  • ¿Si mantienes a tus stakeholders como parte de tu equipo, es Agile?
  • ¿Si ahora utilizas iniciativas y enfoques de gestión del cambio, eres Agile?

Si en las preguntas anteriores respondiste que SI, posiblemente la percepción de la PMO esté fuera del 72% que mencioné anteriormente, pero no creo que haya que llamarlo Agile. Simplemente la PMO está haciendo lo que debe hacer. No necesitas un nuevo modelo de PMO, solo hacer funcionar el modelo actual como debe funcionar y sin una receta única.

Ahora bien, si lo que quisiera es un nuevo modelo de PMO en una organización que desarrolle sus proyectos bajo una metodología Agile por ejemplo Scrum, ¿cambiaría algo en las áreas funcionales que mencioné anteriormente del modelo P3O? No lo creo, simplemente cambiaría la forma en que interactúan los procesos, los nombres de los procesos y de las organizaciones. De esto puedo dar testimonio, ya que he implementado varias PMOs bajo este modelo, tanto en organizaciones bajo enfoques tradicionales de proyectos del área industrial, infraestructura y construcción, como en organizaciones de TI adaptando los procesos de la PMO para soportar sus proyectos de desarrollo bajo metodología Scrum.

Mi mensaje final, si los procesos de la PMO están alineados con la estrategia, la entrega de los programas y proyectos de la organización, además tener procesos de mejora continua en las competencias de la organización y los profesionales. Puedes llamarle PMO Agile o como prefieras, pero por favor…no compres humo.

 

Saludos,
Leandro Pacheco

*Pueden leer de las personalidades que utilicé para el describir el párrafo en rojo, en este link

 

leandrojpachec
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